Estou há algum tempo me organizando e desenvolvendo métodos para classificar e cuidar melhor das informações que eu trabalho e manuseio.

A primeira coisa que eu fiz foi criar um volume criptografado para armazenar as informações que eu trabalho. Criptografar os dados foi na verdade a parte mais simples, o que mais deu trabalho foi criar um método para forçar a classificação e armazenamento de forma organizada e segura.

Dentro do volume criptografado eu criei as seguintes pastas:

• Projetos
• Desenvolvimento
• Comercial
• Diversos

Na pasta projetos eu crio sempre uma pasta para cada projeto que eu estou trabalhando, da seguinte forma:

• Projetos
• - Projeto x
• - Projeto y

Na pasta desenvolvimento eu armazeno trabalhos, projetos que eu estou desenvolvendo. Nesta pasta eu também crio subpastas, da seguinte forma:

• Desenvolvimento
• - Projeto x
• - Projeto y

Na pasta comercial eu armazeno informações comerciais, de pré-venda que estou trabalhando. Está pasta eu não classifico, pois, após a execução da atividade eu apago e mantenho uma cópia no servidor de arquivos.

Na pasta diversos eu coloco tudo que eu considero informação confidencial mas, não se classifica como as pastas Projetos, Desenvolvimento e Comercial.

Eu procuro não granularizar muito as informações, sempre que eu crio sub, da sub, da sub pasta, eu acabo me enrolando e a coisa não flui. Keep It Simple Stupid!

Para criar o volume criptografado eu uso o TrueCrypt, ferramenta que eu já andei falando por aqui quando descrevi o que eu havia feito no pendrive.

A parte que mais me ajudou na verdade foi uma ferramenta que eu encontrei quando decidi que iria adotar o sistema de tags para os meus arquivos na máquina. A idéia veio porque eu me adaptei e uso muito bem os recursos de tags para o meu repositório de sites favoritos (del.icio.us).

^[1]

Depois de muita pesquisa o LifeHacker acabou me dando a dica que eu precisava. A ferramenta se chama tag2find. A ferramenta possibilita que você crie etiquetas para todos os documentos que você manipular na máquina. Assim eu posso classificar todo arquivo que eu tenho como Restrito, Confidencial ou Público. A ferramenta coloca uma tag com a informação que eu desejar em cada documento, isso me possibilita que eu pesquise e encontre facilmente os documentos classificados.

Feito estes passos o processo já ficou bem mais práticos e usual, mas eu ainda tinha os inúmeros e-mails trocados diariamente e que continham informações que também podem ser críticas e merecem o mesmo tratamento dos outros arquivos.

A solução foi criar a mesma estrutura de pastas do volume criptografado no outlook. Feito isso eu tinha a organização mas os e-mails ainda estavam no meu .pst junto com todos os outros e-mails. Para resolver isso eu configurei para o outlook armazenar diariamente o conteúdo da pasta na respectiva pasta na máquina. Ou seja, todos os dias o conteúdo da pasta projeto do outlook é armazenado na pasta projeto da máquina, pasta esta que está dentro do volume criptografado.

^[2]

Para fechar o processo faltava um backup, para garantir a restauração dos dados caso aconteça algum incidente. Para isso eu usei uma ferramenta simples e que foi indicado pelo meu amigo Ronaldo Monteiro, a ferramenta chama DSynchronize. Eu configurei a ferramenta para sincronizar com o servidor a cada 30 Minutos.

^[3]

Bom, cada um se adapta melhor a um tipo de método, mas esse tem sido bastante prático e as minhas informações e de clientes estão bem tratadas.

2 Comments To "Personal Information Classification"

#1 Comment By ERasmo On 27 27UTC October, 2007 @ 10:12 pm

#2 Comment By ERasmo On 27 27UTC October, 2007 @ 10:14 pm